تجارة الجملة والتوزيع

دورة واحدة تربط التاجر بالبضاعة والمديونية والتحصيل

البيع بالجملة لا ينتهي عند إصدار الفاتورة.

قبل اعتماد الطلب، يجب أن يعرف النظام سعر التاجر، والخصم المسموح، وحده الائتماني، ومديونيته الحالية، والأقساط أو الشيكات المستحقة عليه، والمخزن الذي سيجهز البضاعة.

وبعد اعتماد الطلب، تبدأ دورة أخرى تشمل حجز الكميات، والتجهيز، والتحميل، والتوصيل، وإثبات الاستلام، ثم متابعة التحصيل حتى إغلاق المديونية.

البداية من بطاقة التاجر

كارت العميل في الجملة ليس اسمًا ورقم هاتف فقط.

يجمع النظام في مكان واحد:

الأسعار في الجملة ليست سعرًا واحدًا

قد يختلف السعر حسب نوع العميل، والكمية، والمنطقة، والعلامة التجارية، وطريقة السداد، أو الاتفاق السنوي.

يدير النظام قوائم أسعار متعددة، مثل:

يظهر السعر الصحيح تلقائيًا عند اختيار العميل والصنف والكمية.

المنتجات والوحدات والمتغيرات

تعتمد دقة البيع والمخزون على تعريف المنتج بصورة صحيحة.

تشمل بطاقة الصنف:

إذا كان المنتج يُشترى بالكرتونة ويُباع بالقطعة أو العبوة، يحفظ النظام العلاقة بين الوحدات، فلا تتغير الأرصدة أو الأسعار بسبب تحويلات يدوية.

وفي الأنشطة التي تضم آلاف المتغيرات، يُعرف الموديل مرة واحدة ثم تتولد منه الألوان والمقاسات، مع باركود ورصيد مستقل لكل متغير.

الاستيراد والتكلفة الحقيقية

تبدأ دورة الاستيراد من أمر شراء بعملة المورد، وقد تمر الشحنة بالمصنع والميناء والشحن والتخليص قبل الوصول إلى المستودع.

يتابع النظام:

تكلفة الوصول Landed Cost

لا تساوي تكلفة الصنف سعر المورد وحده.

تُضاف إلى الشحنة تكاليف مثل:

ثم توزع هذه المصروفات على الأصناف وفق الوزن أو الحجم أو الكمية أو القيمة، حسب طبيعة الشحنة.

التخطيط للشراء

لا يعتمد قرار الشراء على الرصيد الحالي فقط.

يجمع النظام بين:

عند ظهور احتياج، يمكن تغطيته أولًا من مخزن آخر، أو إضافته إلى خطة الشراء والاستيراد.

وبذلك لا تُشترى كمية جديدة بينما توجد الكمية نفسها راكدة في مستودع آخر، ولا يُقبل طلب كبير دون معرفة موعد توفيره.

البيع يبدأ من أي قناة ويستمر في مسار واحد

قد يبدأ طلب الجملة من مكالمة هاتفية، أو واتساب، أو مندوب ميداني، أو معرض، أو عميل مؤسسي، أو قناة إلكترونية.

لكن جميع الطلبات تدخل إلى دورة واحدة:

يُسجل كل تواصل على كارت العميل، ويعرف المدير توزيع العملاء على المندوبين، وعدد مرات المتابعة، والطلبات المفتوحة، والفرص التي توقفت دون طلب.

البيع الهاتفي

يظهر للمندوب أثناء المكالمة رصيد العميل، وآخر طلباته، والأسعار الخاصة به، والأصناف المتاحة.

يمكن إنشاء العرض أو أمر البيع من المكالمة نفسها، بدل تسجيل الطلب على ورقة أو واتساب ثم إدخاله لاحقًا.

المندوب الميداني

يستخدم المندوب الهاتف لعرض الأصناف والأسعار والتوافر، وتسجيل الطلب أو الزيارة أو التحصيل.

تظل الطلبات والأسعار خاضعة للصلاحيات نفسها، فلا يصبح وجود المندوب خارج المكتب سببًا لتجاوز سياسة الشركة.

الائتمان قبل اعتماد الطلب

وجود كمية متاحة لا يعني أن الطلب جاهز للتنفيذ.

قبل تأكيد أمر البيع، يراجع النظام:

إذا تجاوز الطلب الحد أو كان لدى العميل تعثر مؤثر، يمكن أن ينتقل إلى حالة Credit Hold بدل إرساله مباشرة إلى المستودع.

يُفرج عن الطلب بعد السداد أو بموافقة المسؤول المخول، مع تسجيل من اعتمد التجاوز وسببه.

حجز البضاعة

عند اعتماد الطلب، يحجز النظام الكمية للعميل حتى لا تُباع مرة أخرى من قناة أو مندوب آخر.

وقد يُنفذ الطلب من:

يفرق النظام بين:

التجهيز داخل المستودع

بمجرد اعتماد أمر البيع، يصل إشعار التجهيز إلى المستودع.

تمر العملية عادةً بالمراحل التالية:

يستخدم العامل الباركود للتحقق من الصنف والكمية والمتغير، ويظهر للمبيعات ما تم تجهيزه وما تبقى لحظيًا.

إذا لم تتوفر الكمية كاملة، لا يُغلق الطلب باعتباره منتهيًا. يمكن تسليم الجزء المتاح، بينما يظل المتبقي مفتوحًا بموعد متوقع.

الأوزان والحمولات

في الأنشطة التي تعتمد على نقل كميات كبيرة، يستخدم النظام وزن وحجم كل صنف لحساب إجمالي الطلب.

يساعد ذلك في:

التوصيل الميداني

بعد التجهيز، تُسند الطلبات إلى سيارة أو سائق أو شركة نقل ضمن رحلة واضحة.

يظهر للسائق على الهاتف:

وعند التسليم يمكن تسجيل:

وفي نهاية الرحلة، تتم تسوية البضاعة المرتجعة والمبالغ المحصلة والمستندات مع السائق أو المندوب.

التوريدات والعملاء المؤسسيون

قد لا تكون عملية الجملة طلبًا سريعًا من تاجر، بل توريدًا مرتبطًا بعقد أو أمر شراء من مؤسسة.

في هذه الحالة يحتفظ النظام بـ:

ويمكن تنفيذ العقد على عدة تسليمات وفواتير دون فقد الربط بينها وبين الاتفاق الأصلي.

الفاتورة ليست نهاية دورة البيع

قد تُصدر الفاتورة قبل التسليم أو بعده حسب سياسة الشركة، لكن يظل موقفها مرتبطًا بما تم تنفيذه فعليًا.

يعرض النظام لكل طلب:

التحصيل مستقل عن الفاتورة

في الواقع العملي، قد يستلم المندوب مبلغًا من العميل دون أن يحدد فورًا الفواتير التي سيُسوّى عليها.

لذلك يسمح النظام بتسجيل التحصيل أولًا كدفعة مستقلة على حساب العميل، ثم تسويتها لاحقًا على فاتورة واحدة أو عدة فواتير.

يمكن أن يكون التحصيل:

يظهر كشف الحساب برصيد جارٍ يوضح الفواتير والدفعات والتسويات والمرتجعات، بدل إرسال قائمة منفصلة لا تفسر كيف تكوّن الرصيد.

دورة الشيك

استلام الشيك لا يعني أن المبلغ أصبح نقدية متاحة.

يمر الشيك بمراحل واضحة، مثل:

وقد ينتقل إلى مسار استثنائي:

يحفظ النظام لكل شيك:

يمكن تسجيل مجموعة كبيرة من الشيكات ومتابعة مواعيدها، مع تنبيهات قبل الاستحقاق وإشعار فوري عند الارتداد.

متابعة الديون

يقسم تقرير أعمار الديون أرصدة العملاء حسب مدة التأخير، ويظهر للمندوب والتحصيل والإدارة:

تُسجل كل مكالمة تحصيل ونتيجتها وموعد المتابعة التالي.

المرتجعات والتسويات

قد يعيد العميل صنفًا بسبب خطأ في التجهيز، أو تلف، أو اختلاف مواصفة، أو اتفاق تجاري.

تبدأ عملية المرتجع من أمر البيع أو الفاتورة الأصلية، ويُسجل السبب وحالة البضاعة والكميات.

بعد الفحص، تعود البضاعة إلى:

ثم يصدر الأثر المالي الصحيح: إشعار دائن، أو استبدال، أو خصم على الرصيد، أو استرداد وفق السياسة.

عمولات المبيعات

لا يكفي احتساب العمولة على قيمة أوامر البيع، لأن الطلب قد يُلغى أو يُرد جزء منه أو لا يُحصّل.

يمكن ربط استحقاق العمولة بأحد الأسس التي تعتمدها الشركة:

ويُخصم أثر المرتجعات والإشعارات الدائنة والديون غير المحصلة وفق السياسة.

أكثر من مخزن على رصيد واحد

يمكن لكل مستودع أن يحتفظ برصيده وعملياته، بينما تظهر للإدارة رؤية موحدة.

يتابع النظام:

عند نقل البضاعة، تخرج أولًا إلى موقع قيد النقل ثم تدخل إلى المستودع المستلم بعد المسح، فلا تختفي بين المكانين.

الجرد وضبط الفروقات

يُنفذ الجرد بصورة دورية على أصناف أو مواقع محددة، إلى جانب الجرد الشامل عند الحاجة.

تُقارن الكمية الفعلية بالرصيد المتوقع، ويحتاج كل فرق إلى سبب ومسؤول واعتماد.

يمكن تتبع الفرق إلى:

أكثر من قناة بيع

قد تعمل مبيعات الجملة بجانب الفروع أو المتجر الإلكتروني أو الأسواق الإلكترونية.

تستخدم جميع القنوات بطاقة المنتج والمخزون والحسابات نفسها، لكن يحتفظ كل منها بـ:

بهذا يمكن معرفة صافي عائد الجملة منفصلًا، دون إنشاء نظام مستقل أو تكرار بيانات المنتجات والعملاء.

الحسابات خلف التشغيل

تنشئ العمليات أثرها المحاسبي من مصدرها.

فالشراء والاستيراد يحددان تكلفة الصنف وحساب المورد، والاستلام يرفع قيمة المخزون، والبيع يسجل الإيراد وتكلفة البضاعة، والمرتجع يعكس أثره، والتحصيل يسوي حساب العميل، والشيكات تظهر وفق حالتها.

يمكن متابعة الربحية حسب:

وتظهر بصورة منفصلة:

من يملك القرار؟

قد يجمع الشخص الواحد أكثر من دور حسب حجم الشركة، لكن كل قرار يجب أن يكون له مالك واضح.

بعض العمليات تمر بين عدة إدارات، لكن لا يجوز أن يظل قرار السعر أو الائتمان أو صرف البضاعة أو تسوية الدين دون طرف مسؤول.

الضبط فوق دورة الجملة

تحدد الصلاحيات ما يستطيع كل مستخدم رؤيته أو تغييره، وتضع مصفوفة الموافقات حدودًا واضحة لـ:

ويحفظ النظام من أنشأ العملية، ومن اعتمدها، ومن عدّلها، وتاريخ وسبب كل تغيير.

ما الذي تتابعه الإدارة؟

تشمل أهم المؤشرات:

ما الذي يديره اودو فعليًا؟

يجمع اودو داخل دورة واحدة: