المقاولات

من المقايسة إلى التنفيذ والمستخلص

في المقاولات، وحدة التشغيل ليست أمر البيع ولا الفاتورة؛ بل المشروع والعقد.

كل مشروع يبدأ بنطاق أعمال وكميات وأسعار، ثم يتحول إلى مشتريات ومقاولي باطن وفرق موقع وخامات ومعدات. وبعد التنفيذ، لا تصدر الفاتورة بمجرد تسليم الخامة، بل بناءً على كميات منفذة تم حصرها واعتمادها.

العقد هو مرجع المشروع

عند ترسية المشروع، يُسجل العقد بما يحكم التنفيذ والمحاسبة:

مقايسة تتحول إلى تشغيل

مقايسة الأعمال ليست جدول أسعار يُرفق بالعقد ثم يُنسى.

تُبنى المقايسة على مستويين:

يحمل كل بند:

كما يمكن إخراج هيكل الأعمال WBS في مستند واضح للطباعة والمراجعة والاعتماد.

قبل التنفيذ

يحدد لكل بند كيف سيتم تنفيذه:

من هنا تتولد احتياجات الشراء ومهام فرق التنفيذ وتعاقدات مقاولي الباطن من بنود المقايسة نفسها.

موازنة المشروع

المقايسة المعتمدة تصبح الأساس الذي تُقاس عليه تكلفة التنفيذ.

توزع الموازنة على:

وأثناء التنفيذ تظهر لكل بند ثلاثة أرقام مختلفة:

1. 01 التكلفة المقدرة.
2. 02 الالتزامات التي تم التعاقد أو إصدار أوامر شراء بها.
3. 03 التكلفة الفعلية التي تم استهلاكها أو ترحيلها.

مشتريات مرتبطة بالمشروع

يبدأ طلب الشراء من احتياج محدد داخل بند أو مرحلة من المشروع.

يمر الاحتياج من الطلب إلى عروض الموردين، ثم أمر الشراء والاستلام والفاتورة، مع الاحتفاظ بمرجعه داخل المشروع.

وبذلك يمكن معرفة:

إذا تغير المورد أو السعر أو الكمية، يظهر الأثر على البند وموازنة المشروع، بدل أن يبقى الفرق داخل حساب المشتريات فقط.

مقاولو الباطن

يُسجل نطاق كل مقاول باطن على البنود والكميات المسندة إليه، مع سعر التعاقد وشروط الدفع والاحتجاز والدفعة المقدمة إن وجدت.

أثناء التنفيذ، يقدم المقاول حصره أو مستخلصه، ثم يمر على المراجعة الفنية والمالية قبل اعتماده.

ويظهر لكل مقاول:

مستخلص مقاول الباطن لا يُنسخ من مستخلص العميل؛ فقد تعتمد الشركة كمية من المقاول، بينما لم يعتمدها الاستشاري أو العميل بعد.

فرق الموقع

تُربط حركة الموقع بالمشروع والبند الذي تخدمه، وليس بالمخزن أو الموظف فقط.

يشمل ذلك:

الحصر يثبت ما تم تنفيذه

لا تتحول كمية العقد إلى مستخلص تلقائيًا.

يسجل مهندس الموقع الكميات المنفذة فعليًا لكل بند، ثم تدخل في مسار تقديم ومراجعة واعتماد موثق:

ويظل لكل بند رقمان منفصلان:

مستخلص العميل

يصدر مستخلص العميل من الكميات المعتمدة، وليس من تقدير يدوي منفصل.

يعرض المستخلص لكل بند:

ثم يطبق حسابات العقد:

ويخرج المستخلص في PDF جاهز للتقديم، ثم يتحول بعد اعتماده إلى فاتورة مرتبطة بالمشروع والعقد والحصر الذي خرجت منه.

اتجاهان للمستخلصات

تدار المستخلصات في اتجاهين متوازيين:

الفصل بين الاتجاهين يوضح:

الدفعة المقدمة

تُسجل الدفعة المقدمة الأصلية للعقد وأي دفعات إضافية مرتبطة بأوامر التغيير.

ومع كل مستخلص يظهر:

ولا يُحسب الاسترداد من جديد في كل مرة أو يُتابع في جدول خارجي منفصل عن المستخلص.

ويطبق المنطق نفسه على الدفعات المقدمة لمقاولي الباطن في الاتجاه المقابل.

الاحتجاز وضمان الأعمال

يُخصم الاحتجاز من كل مستخلص وفق نسبة العقد، ويتراكم كرصد مستقل حتى يحين موعد الإفراج عنه.

يظهر النظام:

بعد التسليم الابتدائي، تظل الملاحظات وأعمال الضمان مرتبطة بالمشروع حتى إقفالها واستكمال إجراءات التسليم النهائي.

أوامر التغيير

عندما تتغير كمية بند أو يظهر عمل إضافي، لا تُعدل المقايسة الأصلية وكأن التغيير كان موجودًا منذ بداية العقد.

يصدر أمر تغيير مستقل يتضمن:

وقد يعدل أمر التغيير كمية بند قائم، أو يضيف بندًا أو نشاطًا جديدًا.

ويظهر للمشروع موقف كامل لأوامر التغيير: المطلوب، والمعتمد، والمرفوض، وتحت المراجعة، ونسبة الاعتماد وقيمة كل حالة.

الفوترة حسب الإنجاز

في المقاولات، الفاتورة لا ترتبط بتسليم منتج كامل؛ بل بنسبة الإنجاز المعتمدة.

لذلك يفصل النظام بين:

تكلفة المشروع

تُحمل كل حركة على المشروع والبند الذي تسبب فيها:

ويمكن تحليل التكلفة عبر أبعاد متعددة مثل:

فتظهر تكلفة المشروع إجمالًا، وتكلفة كل نشاط وبند داخله، ومصدر الانحراف عن الموازنة.

الأعمال تحت التنفيذ

ليست كل تكلفة تم صرفها مصروفًا يخص الفترة الحالية، وليست كل قيمة تم فوترتها تعكس العمل المنفذ في الشهر نفسه.

لذلك تُتابع تكاليف المشروع ضمن الأعمال تحت التنفيذ CIP/WIP، مع الفصل بين:

ربحية البند قبل ربحية المشروع

قد يحقق المشروع ربحًا إجماليًا بينما تخسر بعض بنوده، أو يبدو خاسرًا مؤقتًا بسبب أعمال منفذة لم تعتمد بعد.

لذلك يظهر لكل بند:

ثم تتجمع البنود لإظهار ربحية النشاط والموقع والمشروع.

التسليم لا ينهي العلاقة دائمًا

في مشروعات مثل المصاعد وأنظمة التشغيل والمعدات، يتحول المشروع بعد التركيب والتسليم إلى أصل يحتاج إلى صيانة وضمان ومتابعة أعطال.

تظل بيانات الأصل مرتبطة بالمشروع الذي تم تركيبه من خلاله:

الصيانة الدورية

يحدد عقد الصيانة:

ومن العقد تُجدول الزيارات تلقائيًا، وتُسند إلى الفرق الفنية.

يسجل الفني في كل زيارة:

فيظهر ما تم تنفيذه من التزامات العقد، وما تأخر، وما تبقى من الزيارات.

الأعطال الطارئة

يُسجل العطل على الوحدة والموقع والعقد المرتبط بها، مع تحديد:

قبل تحميل العميل تكلفة الإصلاح، يحدد النظام هل العطل داخل الضمان، أو مشمول بعقد الصيانة، أو يحتاج إلى عرض سعر وعمل إضافي.

تجديد العقود

قبل انتهاء عقد الصيانة، يظهر موقف العميل والوحدات والزيارات والأعطال والتكاليف المرتبطة بالعقد.

يمكن مراجعة:

ثم يصدر التجديد بنفس الوحدات أو بنطاق وسعر جديدين، من دون فقد تاريخ الخدمة السابق.

مسؤولية كل دور

موقف المشروع

في أي وقت يمكن معرفة:

دورة واحدة للمشروع

يدير اودو المشروع من الفرصة والترسية والعقد والمقايسة، مرورًا بالمشتريات ومقاولي الباطن وفرق الموقع والحصر، حتى المستخلص والفاتورة والتحصيل والتكلفة.

وبعد التسليم، تستمر بيانات الأصل داخل دورة الضمان والصيانة الدورية والأعطال وتجديد العقود.